HSEQ en propiedad horizontal: qué obliga a una copropiedad

Una copropiedad regida por la Ley 675 de 2001 es una persona jurídica. Si tiene trabajadores a cargo (portería propia, aseo, mantenimiento, administración) es empleador para todos los efectos de la normativa laboral colombiana, incluido el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Esa afirmación, que parece obvia escrita, es la que más resistencia genera en las asambleas. Y es la que explica la mayoría de las sanciones a copropiedades.

Las obligaciones concretas

Una copropiedad empleadora debe cumplir el Decreto 1072 de 2015 y los estándares mínimos de la Resolución 0312 de 2019 que le correspondan según su número de trabajadores y su clase de riesgo. En la mayoría de los conjuntos residenciales eso significa el estándar de hasta 10 trabajadores (7 estándares) o el de 11 a 50 (21 estándares).

Lo que hay que tener operando:

• Política de SST firmada por el representante legal (el administrador) y comunicada.
• Asignación documentada del responsable del SG-SST, con la licencia y el curso vigentes que exige el estándar aplicable.
• Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, construida sobre las labores reales: trabajo en alturas en fachadas y cubiertas, espacios confinados en tanques y cuartos de bombas, riesgo eléctrico en subestaciones, riesgo químico en piscinas y aseo, riesgo biomecánico, riesgo público en portería.
• Matriz de requisitos legales.
• Plan de trabajo anual con presupuesto aprobado por la asamblea o el consejo.
• Programa de capacitación, inducción y reinducción.
• Exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso.
• Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con brigada, señalización, equipos y simulacros documentados.
• Inspecciones planeadas de seguridad locativa en zonas comunes.
• Investigación de incidentes y accidentes.
• Indicadores, auditoría interna anual y revisión por la dirección.

El punto donde más se falla: los contratistas

En la mayoría de las copropiedades, la vigilancia, el aseo y el mantenimiento son de terceros. Existe la creencia extendida de que eso traslada íntegramente la responsabilidad al contratista. No es así.

La copropiedad, como contratante, debe:

• Verificar la afiliación y el pago al Sistema General de Riesgos Laborales de todo el personal del contratista que trabaje en el inmueble.
• Exigir y revisar el SG-SST del contratista, incluida su matriz de riesgos para las labores que ejecuta allí.
• Coordinar actividades: informar al contratista de los peligros propios del inmueble y dejar registro de esa coordinación. Este es el hallazgo más repetido en las visitas.
• Autorizar y controlar los trabajos de alto riesgo: permisos de trabajo en alturas, en caliente y en espacios confinados, con verificación de competencias y certificados vigentes.
• Verificar que los trabajos se ejecuten conforme a lo acordado.

Un accidente de un trabajador de una empresa de mantenimiento en la fachada del edificio, sin permiso de trabajo en alturas y sin evidencia de coordinación, compromete a la copropiedad.

Quién responde

El administrador es el representante legal de la copropiedad (Ley 675 de 2001, artículo 51) y por tanto el responsable de que el sistema exista y funcione. El consejo de administración responde por las decisiones que le competen, señaladamente la aprobación del presupuesto que hace posible el cumplimiento.

Un consejo que niega el presupuesto de SST y una administración que no deja constancia escrita de haberlo solicitado componen el escenario de mayor exposición para ambas partes. La recomendación práctica es sencilla: toda solicitud de recursos para SST y toda negativa deben quedar en acta.

Qué revisa primero una visita del Ministerio

Sin ser un orden oficial, en la práctica los primeros documentos que se piden suelen ser:

1. Afiliaciones y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales.
2. Designación del responsable del SG-SST y su licencia vigente.
3. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos.
4. Plan de emergencias y evidencia del último simulacro.
5. Exámenes médicos ocupacionales.
6. Capacitaciones con listas de asistencia.
7. Investigación de los accidentes ocurridos en el último año.
8. Documentación de los contratistas y evidencia de coordinación de actividades.

Más allá del cumplimiento

Hay una razón práctica para hacerlo bien que suele pesar más que la sanción en una asamblea: el aseguramiento. Ante un siniestro, la aseguradora revisa el mantenimiento de equipos, las inspecciones y el cumplimiento normativo. Una copropiedad sin evidencia documental discute su indemnización en desventaja.

Y hay una razón de gestión: las inspecciones planeadas de seguridad locativa detectan deterioros (eléctricos, estructurales, de equipos de bombeo, de extintores) antes de que se conviertan en una cuota extraordinaria.